1. Mục đích và phạm vi áp dụng

Chính sách này quy định cách thức Công ty TNHH HN Dotnet (sau đây gọi là “HN Dotnet”, “Chúng tôi”) thu thập, tiếp nhận, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách hàng, người truy cập và các cá nhân có liên quan khi tương tác với chúng tôi.

Chính sách được áp dụng đối với hoạt động tương tác qua:

• Website chính thức: www.hndotnet.com.vn và www.hndotnet.vn.
• Các biểu mẫu liên hệ, yêu cầu báo giá, đặt hàng, đăng ký tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật trên website.
• Các hoạt động giao dịch, mua bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ và chăm sóc khách hàng.
• Các kênh liên hệ điện tử khác do HN Dotnet chính thức quản lý và sử dụng.

Khi truy cập website hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân, khách hàng cần đọc kỹ chính sách này để hiểu rõ cách thức thông tin được xử lý và các quyền của mình. Việc đồng ý xử lý dữ liệu được thực hiện theo hình thức và điều kiện phù hợp với quy định pháp luật; việc truy cập website đơn thuần không mặc nhiên được xem là sự đồng ý đối với mọi hoạt động xử lý dữ liệu.

2. Nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân

HN Dotnet thực hiện việc bảo vệ dữ liệu theo các nguyên tắc:

• Hợp pháp: Việc xử lý dữ liệu phải có căn cứ hợp pháp và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
• Minh bạch: Thông tin về mục đích, phạm vi và cách thức xử lý dữ liệu được cung cấp rõ ràng cho khách hàng theo quy định.
• Đúng mục đích: Dữ liệu chỉ được xử lý phù hợp với mục đích đã thông báo hoặc căn cứ xử lý hợp pháp khác.
• Tối thiểu hóa: Chỉ thu thập những thông tin cần thiết, phù hợp với từng hoạt động giao dịch hoặc cung cấp dịch vụ.
• Chính xác: Có biện pháp phù hợp để cập nhật, điều chỉnh dữ liệu khi phát hiện thông tin không chính xác.
• An toàn: Áp dụng biện pháp quản lý và kỹ thuật phù hợp nhằm hạn chế truy cập trái phép, mất mát, thay đổi hoặc tiết lộ dữ liệu.
• Trách nhiệm: Tôn trọng quyền của chủ thể dữ liệu và thực hiện trách nhiệm theo quy định pháp luật.

3. Các loại thông tin được thu thập

Tùy theo nhu cầu giao dịch, mục đích liên hệ và dịch vụ khách hàng sử dụng, HN Dotnet có thể tiếp nhận các nhóm dữ liệu sau:

3.1. Thông tin định danh và liên hệ

• Họ và tên khách hàng hoặc người đại diện liên hệ.
• Số điện thoại, địa chỉ email.
• Địa chỉ giao hàng, địa chỉ liên hệ hoặc địa chỉ xuất hóa đơn khi cần thiết.
• Tên doanh nghiệp, đơn vị công tác và chức danh nếu khách hàng cung cấp trong quá trình giao dịch.

3.2. Thông tin tài khoản và giao dịch

• Tên tài khoản, thông tin đăng nhập và dữ liệu cần thiết để quản lý tài khoản.
• Thông tin đơn hàng, sản phẩm, dịch vụ đã yêu cầu hoặc đã mua.
• Lịch sử giao dịch, giá trị đơn hàng, phương thức thanh toán và vận chuyển.
• Thông tin hóa đơn, chứng từ và thông tin cần thiết để thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế theo pháp luật.

3.3. Thông tin hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

• Nội dung yêu cầu tư vấn, báo giá, bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật.
• Thông tin phản ánh, khiếu nại, góp ý hoặc trao đổi giữa khách hàng và HN Dotnet.
• Thông tin về thiết bị, cấu hình hoặc tình trạng kỹ thuật do khách hàng cung cấp để phục vụ việc chẩn đoán và xử lý sự cố.

3.4. Dữ liệu kỹ thuật và truy cập website

• Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành và thiết bị truy cập.
• Thời gian truy cập, trang đã xem, thao tác tương tác và dữ liệu nhật ký hệ thống.
• Cookie hoặc công nghệ tương tự nếu được website triển khai và được phép theo quy định.

3.5. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

HN Dotnet không chủ động yêu cầu khách hàng cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm nếu không thực sự cần thiết. Trường hợp phát sinh nhu cầu xử lý loại dữ liệu này, chúng tôi sẽ thực hiện theo căn cứ, điều kiện, biện pháp bảo vệ và yêu cầu đồng ý tương ứng theo quy định pháp luật.

4. Mục đích và căn cứ xử lý dữ liệu

HN Dotnet xử lý dữ liệu cá nhân cho những mục đích phù hợp với hoạt động kinh doanh và nhu cầu hợp pháp của khách hàng, bao gồm:

• Tiếp nhận và phản hồi yêu cầu tư vấn, báo giá, đặt hàng và liên hệ.
• Xác nhận đơn hàng, xử lý thanh toán, giao nhận và cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
• Thực hiện bảo hành, bảo trì, sửa chữa, hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc sau bán hàng.
• Quản lý tài khoản, xác thực giao dịch và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết.
• Giải quyết khiếu nại, tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các bên.
• Thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế, lưu trữ hồ sơ và các nghĩa vụ pháp lý liên quan.
• Đảm bảo an toàn hệ thống, phát hiện hành vi gian lận, truy cập trái phép và hành vi vi phạm.
• Phân tích, đánh giá và cải thiện chất lượng website, sản phẩm và dịch vụ.
• Gửi thông tin tiếp thị, chương trình khuyến mại khi có căn cứ xử lý hợp pháp và đáp ứng yêu cầu về sự đồng ý của khách hàng.

Việc xử lý dữ liệu được thực hiện trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật, bao gồm sự đồng ý hợp lệ của chủ thể dữ liệu khi pháp luật yêu cầu, việc thực hiện hợp đồng hoặc các căn cứ xử lý hợp pháp khác được pháp luật quy định.

Trong trường hợp cần sự đồng ý, HN Dotnet sẽ thông tin về loại dữ liệu, mục đích xử lý, bên liên quan và quyền của chủ thể dữ liệu theo yêu cầu pháp luật. Sự đồng ý cho mục đích tiếp thị không được mặc nhiên gộp với sự đồng ý cần thiết để thực hiện giao dịch.

5. Phạm vi sử dụng thông tin

Thông tin khách hàng được sử dụng trong phạm vi cần thiết để thực hiện các hoạt động sau:

• Quản lý và xử lý các yêu cầu mua hàng, đặt hàng và cung cấp dịch vụ.
• Liên hệ xác nhận thông tin, thông báo tình trạng đơn hàng và lịch giao nhận.
• Cung cấp hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ kỹ thuật, bảo hành và bảo trì thiết bị.
• Gửi thông báo về thay đổi chính sách, điều kiện giao dịch hoặc các nội dung quan trọng.
• Cải thiện trải nghiệm sử dụng website, chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành vi gian lận hoặc vi phạm pháp luật.
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo, cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.

HN Dotnet không sử dụng dữ liệu cá nhân ngoài mục đích đã thông báo hoặc căn cứ xử lý hợp pháp khác, trừ trường hợp được chủ thể dữ liệu đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác.

6. Chia sẻ và cung cấp dữ liệu cho bên thứ ba

HN Dotnet không kinh doanh, mua bán dữ liệu cá nhân của khách hàng. Trong phạm vi cần thiết để cung cấp sản phẩm và dịch vụ, dữ liệu có thể được chia sẻ hoặc cung cấp cho các nhóm đối tượng sau:

• Đơn vị vận chuyển: Cung cấp thông tin người nhận, số điện thoại và địa chỉ giao hàng để thực hiện việc giao nhận.
• Đơn vị thanh toán, ngân hàng: Phối hợp xử lý, xác nhận và đối soát giao dịch thanh toán khi khách hàng sử dụng phương thức thanh toán tương ứng.
• Đối tác kỹ thuật và công nghệ: Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ, vận hành website, email, hỗ trợ khách hàng hoặc bảo trì hệ thống trong phạm vi công việc được giao.
• Đối tác bảo hành, nhà cung cấp: Chia sẻ thông tin cần thiết để xác minh sản phẩm, xử lý bảo hành hoặc thực hiện dịch vụ kỹ thuật.
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Cung cấp thông tin khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định pháp luật.

Việc chia sẻ được giới hạn theo mục đích và phạm vi cần thiết. HN Dotnet yêu cầu các bên tiếp nhận dữ liệu thực hiện biện pháp bảo vệ phù hợp và không sử dụng dữ liệu trái với mục đích được cung cấp.

Trường hợp có hoạt động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài hoặc xử lý dữ liệu thông qua hạ tầng, nhà cung cấp ở nước ngoài, HN Dotnet sẽ thực hiện các nghĩa vụ pháp lý tương ứng theo quy định hiện hành.

7. Cookie và công nghệ theo dõi

Website có thể sử dụng cookie hoặc công nghệ tương tự tùy theo chức năng và công cụ thực tế được triển khai. Cookie là các tệp dữ liệu nhỏ được lưu trên trình duyệt hoặc thiết bị nhằm hỗ trợ hoạt động của website.

Các nhóm cookie có thể bao gồm:

• Cookie thiết yếu: Hỗ trợ các chức năng cơ bản như điều hướng, bảo mật và duy trì phiên làm việc.
• Cookie chức năng: Ghi nhớ một số lựa chọn nhằm cải thiện trải nghiệm truy cập.
• Cookie phân tích: Hỗ trợ thống kê lưu lượng truy cập và đánh giá hiệu quả hoạt động website nếu được triển khai.
• Cookie quảng cáo: Có thể được sử dụng để đo lường hoặc cá nhân hóa quảng cáo khi có triển khai và đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Đối với cookie không thiết yếu hoặc công nghệ theo dõi cần sự đồng ý, website sẽ thực hiện cơ chế thông báo, lựa chọn và quản lý sự đồng ý phù hợp với quy định. Khách hàng cũng có thể điều chỉnh cookie thông qua cài đặt trình duyệt.

Việc vô hiệu hóa một số cookie có thể ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của một số tính năng website.

8. Thời gian lưu trữ thông tin

HN Dotnet lưu trữ dữ liệu cá nhân trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện mục đích đã thông báo, thực hiện hợp đồng, giải quyết yêu cầu của khách hàng và tuân thủ nghĩa vụ pháp lý.

Khi dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích xử lý, HN Dotnet sẽ thực hiện xóa, hủy, ẩn danh hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp, trừ trường hợp phải tiếp tục lưu trữ theo quy định pháp luật hoặc căn cứ hợp pháp khác.

9. Biện pháp bảo mật thông tin

HN Dotnet chú trọng bảo vệ dữ liệu trong quá trình tiếp nhận, truyền tải, lưu trữ và sử dụng. Tùy theo tính chất, mức độ rủi ro và hệ thống thực tế, các biện pháp có thể bao gồm:

• Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu theo chức năng và nhiệm vụ của nhân sự được phân quyền.
• Quản lý tài khoản, xác thực truy cập và bảo vệ thông tin đăng nhập.
• Áp dụng các biện pháp bảo vệ hệ thống, sao lưu dữ liệu và phòng chống truy cập trái phép.
• Kiểm soát việc trao đổi, cung cấp dữ liệu cho đối tác và đơn vị liên quan.
• Rà soát, phát hiện và xử lý các nguy cơ mất an toàn thông tin trong phạm vi hệ thống quản lý.
• Đào tạo, hướng dẫn nhân sự có liên quan về trách nhiệm bảo mật thông tin.

HN Dotnet nỗ lực áp dụng các biện pháp phù hợp để hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ dữ liệu điện tử nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối trong mọi tình huống.

10. Quyền của khách hàng đối với dữ liệu cá nhân

Theo quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng có các quyền tương ứng đối với dữ liệu cá nhân của mình, bao gồm:

• Quyền được biết: Được thông tin về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân.
• Quyền đồng ý và rút lại sự đồng ý: Được quyết định việc đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý trong những trường hợp pháp luật yêu cầu.
• Quyền truy cập: Yêu cầu xem dữ liệu cá nhân của mình theo quy định.
• Quyền chỉnh sửa: Yêu cầu cập nhật, điều chỉnh dữ liệu không chính xác hoặc chưa đầy đủ.
• Quyền xóa: Yêu cầu xóa dữ liệu khi đáp ứng điều kiện pháp luật quy định.
• Quyền hạn chế xử lý: Yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu trong các trường hợp pháp luật cho phép.
• Quyền phản đối: Phản đối hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân theo điều kiện luật định.
• Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: Thực hiện các quyền bảo vệ lợi ích hợp pháp khi phát hiện hành vi vi phạm.
• Quyền yêu cầu bồi thường: Yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật khi có đủ căn cứ.

Việc thực hiện các quyền này được tiến hành theo điều kiện, trình tự và giới hạn do pháp luật quy định. Một số dữ liệu có thể cần tiếp tục được lưu trữ để thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết giao dịch, tranh chấp hợp pháp.

11. Cách thức yêu cầu chỉnh sửa, xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu

Khách hàng có thể gửi yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân thông qua các kênh liên hệ chính thức của HN Dotnet được công bố tại cuối chính sách này.

Nội dung yêu cầu nên bao gồm:

• Họ tên và thông tin liên hệ của người yêu cầu.
• Nội dung yêu cầu: truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế xử lý, rút lại sự đồng ý hoặc phản đối.
• Thông tin liên quan giúp xác định dữ liệu hoặc giao dịch cần xử lý.
• Tài liệu xác minh tư cách người yêu cầu nếu cần thiết và phù hợp pháp luật.

Sau khi tiếp nhận, HN Dotnet sẽ kiểm tra tính hợp lệ, xác minh danh tính khi cần thiết và phản hồi, thực hiện yêu cầu theo trình tự, thời hạn và điều kiện được pháp luật quy định.

Trong trường hợp không thể thực hiện toàn bộ yêu cầu do có nghĩa vụ lưu trữ hoặc căn cứ pháp lý khác, chúng tôi sẽ thông tin lý do phù hợp cho khách hàng trong phạm vi được phép.

12. Tiếp thị, quảng cáo và thông báo

HN Dotnet có thể gửi thông tin về sản phẩm, giải pháp công nghệ, dịch vụ, chương trình ưu đãi và hoạt động của công ty qua email, điện thoại hoặc các kênh liên lạc phù hợp.

Các hoạt động tiếp thị trực tiếp được thực hiện trên cơ sở đồng ý hợp lệ của khách hàng và tuân thủ quy định pháp luật có liên quan. Khách hàng có quyền từ chối hoặc rút lại sự đồng ý đối với hoạt động tiếp thị theo hướng dẫn trong thông báo hoặc qua kênh liên hệ của HN Dotnet.

Việc khách hàng từ chối nhận thông tin quảng cáo không ảnh hưởng đến những thông báo cần thiết để thực hiện đơn hàng, bảo hành, hỗ trợ kỹ thuật hoặc nghĩa vụ pháp lý của các bên.

13. Bảo vệ thông tin khi giao dịch trực tuyến

Khi thực hiện giao dịch trên website, khách hàng cần chủ động bảo vệ tài khoản và thông tin truy cập. HN Dotnet khuyến nghị:

• Sử dụng mật khẩu có độ an toàn cao và không chia sẻ mật khẩu cho người khác.
• Không cung cấp mã OTP, mật khẩu hoặc thông tin xác thực cho bất kỳ cá nhân nào không có thẩm quyền.
• Đăng xuất khỏi tài khoản sau khi sử dụng trên thiết bị công cộng hoặc thiết bị dùng chung.
• Kiểm tra địa chỉ website trước khi đăng nhập hoặc cung cấp dữ liệu cá nhân.
• Thông báo ngay cho HN Dotnet nếu phát hiện tài khoản có dấu hiệu bị truy cập trái phép.

Đối với giao dịch thanh toán thông qua ngân hàng hoặc đơn vị trung gian, việc xử lý dữ liệu thanh toán có thể chịu sự điều chỉnh của chính sách riêng từ đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán.

Khách hàng cần kiểm tra thông tin người nhận, giá trị giao dịch và nội dung thanh toán trước khi xác nhận giao dịch.

14. Xử lý sự cố và cập nhật chính sách

14.1. Xử lý sự cố dữ liệu

Khi phát hiện hoặc nhận được thông tin về nguy cơ mất an toàn dữ liệu cá nhân, HN Dotnet sẽ xem xét, xác minh và triển khai biện pháp phù hợp để ngăn chặn, khắc phục và hạn chế ảnh hưởng.

Trường hợp sự cố thuộc diện phải thông báo, báo cáo hoặc thực hiện các nghĩa vụ khác, HN Dotnet sẽ thực hiện theo thời hạn, trình tự và yêu cầu của pháp luật hiện hành.

14.2. Liên kết đến website bên thứ ba

Website có thể chứa liên kết đến website hoặc nền tảng của bên thứ ba. Chính sách này không mặc nhiên áp dụng cho hoạt động thu thập, sử dụng và xử lý dữ liệu của các bên đó.

Khách hàng nên tham khảo chính sách bảo mật của website bên thứ ba trước khi cung cấp thông tin cá nhân hoặc sử dụng dịch vụ của họ.

14.3. Cập nhật chính sách

HN Dotnet có thể sửa đổi, bổ sung chính sách này để phù hợp với thay đổi trong hoạt động kinh doanh, công nghệ hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản cập nhật sẽ được công bố trên website chính thức. Trường hợp thay đổi có ảnh hưởng đáng kể đến quyền và lợi ích của khách hàng hoặc mục đích xử lý dữ liệu, HN Dotnet sẽ thực hiện việc thông báo và lấy ý kiến đồng ý khi pháp luật yêu cầu.

15. Thông tin liên hệ và tiếp nhận yêu cầu

Nếu có thắc mắc, khiếu nại hoặc yêu cầu liên quan đến việc thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu cá nhân, khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với HN Dotnet qua các thông tin chính thức dưới đây: